PROFIT

10.12.2020

Jak organizować pracę? Poznaj 7 skutecznych sposobów

Krzysztof Semp
Krzysztof Semp
Współzałożyciel Profitcrew.pl

UDOSTĘPNIJ

Dobra organizacja pracy jest podstawą efektywności i życia w oparciu o zasadę „work – life – balance”. Efektywnej organizacji czasu trzeba się jednak nauczyć i w dzisiejszym artykule przedstawię Ci 7 sposobów na to, jak lepiej zarządzać swoim dniem pracy.

Victor Hugo powiedział kiedyś, że „Człowiek planując co rano działania na nadchodzący dzień i wywiązując się z planu, trzyma w dłoni nić, która przeprowadzi go przez labirynt najbardziej skomplikowanego życia.”

Trudno się z nim nie zgodzić!

Praca bez planu jest niczym próba przejścia labiryntu po omacku. Możliwe, że w końcu uda się z niego wyjść, ale po co tracić mnóstwo czasu i energii na działania, które można wykonać szybciej i bez zbędnego stresu?

Jak organizować pracę?

Korzystaj z kalendarzy i plannerów

Wybierz formę, która będzie odpowiadać Ci najbardziej. Możesz jednocześnie korzystać z papierowego plannera i dedykowanej aplikacji – ważna jest Twoja wygoda.

Jednak niezależnie od narzędzia, które wybierzesz, możesz być pewny, że planner / aplikacja / kalendarz usprawnią Twoją pracę i uporządkują wszystkie zadania, które trzeba wykonać. Będziesz pracować sprawniej nie tylko dlatego, że ustalisz listę priorytetów, ale przede wszystkim z uwagi na to, że odciążysz swój mózg.

Planuj i przygotuj listę zadań

Lista zadań jest absolutną koniecznością, jeśli chcesz zacząć efektywnie organizować swoją pracę. Zacznij od spisania wszystkich rzeczy, które trzeba wykonać danego dnia. Następnie nadaj im priorytet i zdecyduj, którymi warto zająć się najpierw

Badania naukowe potwierdzają, że nasza motywacja do pracy jest większa, jeśli zaczniemy od wykonania trudniejszych zadań, zostawiając na koniec łatwiejsze.

Listę zadań możesz stworzyć na zwykłej kartce papieru, w kalendarzu, plannerze, lub w specjalnym programie, który został stworzony, by pomóc Ci zarządzać czasem. Dobrym przykładem takiej aplikacji jest Trello lub Evernote. Nie zapomnij odhaczać wykonanych zadań. Pozwoli Ci to realnie zmierzyć postępy i uwolni endorfiny w mózgu.

Lista zadań powinna być nie tylko podzielona ze względu na ważność poszczególnych czynności. Każde zadanie powinno posiadać również:

1. Termin zakończenia – deadline jest konieczny. Dzięki niemu nasz mózg dostaje kopa do działania.
2. Potrzebne narzędzia i zasoby – określ wszystkie narzędzia i zasoby, które potrzebujesz, żeby ukończyć daną czynność, dzięki temu jej realizacja przebiegnie sprawnie i bez przeszkód.
3. Czas potrzebny na jego wykonanie – warto określić przybliżony czas potrzeby na wykonanie danego zadania. Dzięki temu nie przekroczyć deadline’u i zaoszczędzisz czas!

Twórz plany codzienne, tygodniowe i miesięczne

Rozpisywanie listy zadań do zrobienia każdego dnia jest bardzo przydatne, ale będzie mało efektywnie, jeśli nie stworzysz tygodniowego i miesięcznego punktu odniesienia.

Korzystaj z programów pomagających organizować pracę

Niezależnie od tego, czy wybierzesz zapisywanie swoich planów na kartce papieru, czy w specjalnym programie, efekt będzie podobny. Jednak trudno ukryć, że używanie dedykowanych aplikacji nie tylko usprawni cały proces, ale również pozwoli na szybkie nanoszenie poprawek.

Oto top 7 programów, które warto znać:

I. Trello – pomaga zarządzać projektami w oparciu o system tablic i list zadań.II. Evernote – to bardzo popularna platforma, dzięki której dokładnie zaplanujesz swój dzień i
pracę, symuluje wirtualne biuro.
III. Kalendarz Google – to wirtualny kalendarz, który możesz udostępnić wszystkim członkom Twojego zespołu. Z łatwością naniesiesz poprawki. Dodatkowo możesz stworzyć kalendarz grupowy, dzięki czemu będziesz w stanie z łatwością sprawdzić wydarzenia i obowiązki zaplanowane przez innych pracowników.
IV. Asana – pozwala na stworzenie zespołu do 15 osób (choć oczywiście możesz używać jej samodzielnie). Aplikacja umożliwia organizację zadań, nadanie im stopnia ważności, śledzenie postępów i zarządzanie projektami.
V. Slack – to świetne narzędzie, które służy nie tylko jako bezpieczny komunikator, ale pozwala również uniknąć nagromadzenia maili i różnych dokumentów dotyczących Twojego projektu.
Jest zintegrowany z sieciami społecznościowymi.
VI. LastPass – służy do zarządzenia hasłami w zespole. Dzięki niemu będziesz mieć dostęp do aplikacji i wszelkich informacji. Automatycznie wpisuje hasła.
VII.Boomerang – pozwoli Ci wysłać zaplanowane wiadomości, a także przypomni o ważnych
zadaniach.

Bądź zdyscyplinowany

Dyscyplina jest czymś, co może wdrożyć w życie absolutnie każdy. Nie przejmuj się jednak, jeśli nie uda Ci się zrealizować wszystkich punktów z listy. Zamiast tego zastanów się, co możesz robić źle. Odpowiedz sobie na następujące pytania:


– Czy nie próbujesz zrobić za dużo jednego dnia?
– Czy zadania są odpowiednio precyzyjnie sformułowane?
– Czy nie masz problemów z podejmowaniem decyzji?
– Czy nie prokrastynujesz?
– Czy posiadasz wszystkie potrzebne informacje do realizacji zamierzonych zadań?

Pamiętaj o krzywej produktywności

Krzywa wydajności mówi o tym, że jakość czasu liczy się o wiele bardziej, niż jego ilość. Twoja wydajność nie znajduje się na takim samym poziomie przez całą dobę. Ulega godzinowym wahaniom. Badania naukowe udowodniły, że w pewnych porach Twój organizm będzie funkcjonował lepiej, zarówno fizycznie, jak i psychicznie (Fontana, 1999). Różnice mogą być na tyle widoczne, że w najlepszym okresie funkcjonowania organizmu dana czynność zajmie Ci 10 minut. Z kolei jeśli zabierzesz się za nią późnym wieczorem, czas wydłuży się kilkukrotnie

Krzywa wydajności na podstawie REFA (Komisji Badań nad Pracą) Autor/źródło: Lothar J. Seiwert „Jak organizować czas” (1998)

Dbaj o relaks

Niezależnie od tego, jak dużo masz pracy, czas na regenerację i relaks jest absolutnie konieczny. Paradoksalnie dzięki temu zwiększysz swoją produktywność. W ramach relaksu postaraj się o:


– Jedną godzinę odpoczynku przed snem, kiedy odkładasz telefon i laptopa.
– Jedną godzinę dziennie na rozwijanie swojej pasji.
– Pół godziny około 3 razy w tygodniu na aktywność fizyczną.
– Kilka razy dziennie na spokojne zjedzenie posiłku.


Bibliografia:
Lothar, J. S. (1999). Jak organizować czas. Warszawa: PWN.
Johns, T. (2003). Doskonałe zarządzanie czasem. Poznań: REBIS.
Mayer, J. J. (2001). Organizacja czasu. Warszawa: Wydawnictwo RM

Treść

INNE WPISY

📅 05.09.2020

Michał Toczyński

📅 05.09.2020

Krzysztof Semp

📅 05.09.2020

Wioletta Godlewska

UDOSTĘPNIJ

INFORMACJE KONTAKTOWE

WSPÓŁPRACA

hello@profitcrew.pl

TELEFON

+48 537 013 732

ADRES PL

Armii Krajowej 62, 50-541 Wrocław, Polska

ADRES UK

Flat 6 Avon Lodge, 27 Manor Park Road, Nuneaton, United Kingdom CV11 5HB

Daj znać co możemy zrobić dla Twojego biznesu.

Budujemy, rozwijamy i modernizujemy biznesy na platformach sprzedażowych.

KONTAKT

LINKI

O NAS

ZESPÓŁ

FULLFILMENT

DARMOWA ANALIZA

Załoga Profitcrew sprawdzi potencjał sprzedażowy Twoich produktów zupełnie za darmo!

© 2020 Profitcrew - agencja marketplace e-commerce.