Dobra organizacja pracy jest podstawą efektywności w oparciu o zasadę „work – life – balance”. Poprawnej organizacji czasu trzeba się jednak nauczyć. Victor Hugo, francuski nowelista z czasów romantyzmu, powiedział kiedyś, że „Człowiek planując co rano działania na nadchodzący dzień i wywiązując się z planu, trzyma w dłoni nić, która przeprowadzi go przez labirynt najbardziej skomplikowanego życia.” Trudno się z nim nie zgodzić! Praca bez planu jest niczym próba przejścia labiryntu po omacku. Możliwe, że w końcu uda się z niego wyjść, ale po co tracić mnóstwo czasu i energii na działania, które można wykonać szybciej i bez zbędnego stresu? Jak zatem najlepiej zorganizować pracę?

Korzystaj z kalendarzy i plannerów

Wybierz formę, która będzie odpowiadać Ci najbardziej. Może to być papierowy planner lub dedykowa aplikacja – ważna jest Twoja wygoda. Jednak niezależnie od narzędzia, które wybierzesz, możesz być pewny, że to z pewnością usprawni Twoją pracę i uporządkuje wszystkie zadania, które trzeba wykonać, a dzięki przejrzystej liście priorytetów będziesz pracować sprawniej.

Planuj i przygotuj listę zadań

Lista zadań jest absolutną koniecznością, jeśli chcesz zacząć efektywnie organizować swoją pracę. Zacznij od spisania wszystkich rzeczy, które trzeba wykonać danego dnia, a następnie nadaj im priorytet: nasza motywacja do pracy jest większa, gdy zaczniemy od wykonania trudniejszych zadań, zostawiając łatwiejsze na koniec. Nie zapomnij odhaczać wykonanych zadań, ponieważ pozwoli to mierzyć postępy w pracy uwalniając przy tym endorfiny w mózgu.

Lista zadań nie powinna jednak być podzielona tylko ze względu na priorytet poszczególnych czynności, ponieważ każde zadanie powinno zawierać również:

1. Termin zakończenia – deadline jest konieczny. Dzięki niemu nasz mózg dostaje kopa do działania.
2. Potrzebne narzędzia i zasoby – określ wszystkie narzędzia i zasoby, których potrzebujesz, żeby ukończyć daną czynność. Dzięki temu realizacja jej przebiegnie sprawniej.
3. Twórz plany codzienne, tygodniowe i miesięczne – rozpisywanie listy zadań do zrobienia każdego dnia jest bardzo przydatne, ale będzie mało efektywnie, jeśli nie stworzysz tygodniowego i miesięcznego punktu odniesienia.
4. Korzystaj z programów pomagających organizować pracę – niezależnie od tego, czy wybierzesz zapisywanie swoich planów na kartce papieru, czy w specjalnym programie, efekt będzie podobny. Jednak trudno ukryć, że używanie dedykowanych aplikacji nie tylko usprawni cały proces, ale również pozwoli na szybkie nanoszenie poprawek.

Oto 7 propozycji aplikacji do rozplanowywania czasu:

I. Trello – pomaga zarządzać projektami w oparciu o system tablic i list zadań.

II. Evernote – bardzo popularna platforma, dzięki której dokładnie zaplanujesz swój dzień i pracę; symuluje wirtualne biuro.

III. Kalendarz Google– wirtualny kalendarz, który możesz udostępnić wszystkim członkom Twojego zespołu. Z łatwością naniesiesz poprawki, a dodatkowo możesz stworzyć kalendarz grupowy, dzięki czemu będziesz w stanie z łatwością sprawdzić wydarzenia i obowiązki zaplanowane przez innych pracowników.

IV. Asana – aplikacja umożliwia organizację zadań, nadanie im stopnia ważności, śledzenie postępów i zarządzanie projektami. Pozwala na stworzenie zespołu do 15 osób.

V. Slack – świetne narzędzie, które służy nie tylko jako bezpieczny komunikator, ale pozwala również uniknąć nagromadzenia maili i różnych dokumentów dotyczących projektów. Jest zintegrowany z sieciami społecznościowymi.

VI. Meldium – służy do zarządzenia hasłami w zespole. Dzięki niemu będziesz mieć dostęp do aplikacji i wszelkich informacji. Automatycznie wpisuje hasła.

VII. Boomerang – pozwala na zaplanowanie wiadomości, można także ustawić przypomnienia o ważnych zadaniach.

Bądź zdyscyplinowany

Dyscyplina jest czymś, co może wdrożyć w życie absolutnie każdy. Nie przejmuj się jednak, jeśli nie uda Ci się zrealizować wszystkich punktów z listy. Zamiast tego zastanów się, co możesz robić źle. Odpowiedz sobie na następujące pytania:

– Czy nie próbujesz zrobić za dużo jednego dnia?

– Czy zadania są odpowiednio precyzyjnie sformułowane?

– Czy nie masz problemów z podejmowaniem decyzji?

– Czy nie prokrastynujesz?

– Czy posiadasz wszystkie potrzebne informacje do realizacji zamierzonych zadań?

Pamiętaj o krzywej produktywności

Krzywa produktywności mówi o tym, że jakość czasu liczy się o wiele bardziej, niż jego ilość. Twoja wydajność nie znajduje się na takim samym poziomie przez całą dobę, lecz ulega godzinowym wahaniom. Badania udowodniły, że w pewnych porach Twój organizm będzie funkcjonował lepiej, zarówno fizycznie, jak i psychicznie, a różnice mogą być na tyle widoczne, że w najlepszym okresie funkcjonowania organizmu dana czynność może zająć jedynie 10 minut. Z kolei jeśli zabierzesz się za nią późnym wieczorem, czas może wydłużć się kilkukrotnie.

Dbaj o relaks

Niezależnie od tego jak dużo masz pracy, czas na regenerację i relaks jest absolutnie konieczny. W ramach relaksu postaraj się o:

– Jedną godzinę odpoczynku przed snem, kiedy odkładasz telefon i laptopa.

– Jedną godzinę dziennie na rozwijanie swojej pasji.

– Pół godziny około 3 razy w tygodniu na aktywność fizyczną.

– Kilka razy dziennie na spokojne zjedzenie posiłku.

‍